Lorsqu’un salarié, un cadre ou un dirigeant engage des dépenses personnelles pour les besoins de son activité professionnelle (déplacements, repas d’affaires, hébergement, péages), la note de frais est le document comptable indispensable pour obtenir un remboursement rapide et conforme aux règles fiscales de l’URSSAF.
⚡ En résumé : Les règles clés de la note de frais (2026)
- Conditions de remboursement : La dépense doit être engagée dans l’intérêt exclusif de l’entreprise, être proportionnée et appuyée par un justificatif original (facture, ticket TTC).
- Délais de soumission : Généralement à la fin de chaque mois ou sous 30 jours suivant la dépense (le délai de prescription légale est de 3 ans).
- Indemnités kilométriques : Calculées selon le barème officiel de l’URSSAF en fonction de la puissance fiscale du véhicule personnel et de la distance parcourue.
- Exonération de cotisations : Les remboursements au réel ou au forfait dans les limites des plafonds URSSAF sont exonérés de charges sociales et d’impôt sur le revenu.
Exemple et Modèle de Note de Frais Prêt à l’Emploi
Pour être recevable par le service comptable et résister à un contrôle fiscal ou social, une note de frais doit comporter des mentions obligatoires précises. Voici la structure type d’un tableau de note de frais que vous pouvez reproduire sous Excel ou Word :
| Date | Type de dépense | Description / Motif professionnel | Montant HT | Taux TVA | Montant TTC | N° Justificatif |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/09/2026 | Repas d’affaires | Déjeuner client (Société Dupont) | 45,45 € | 10 % | 50,00 € | Facture #01 |
| 13/09/2026 | Transport (Train) | Trajet AR Paris – Lyon (Réunion filiale) | 110,00 € | 10 % | 121,00 € | Billet #02 |
| 14/09/2026 | Hébergement | Nuit d’hôtel + petit déjeuner (Mission Lyon) | 95,00 € | 10 % | 104,50 € | Facture #03 |
| 15/09/2026 | Indemnités km | Déplacement chez client (180 km x 0,603 €) | – | Exonéré | 108,54 € | Relevé km #04 |
| TOTAL | – | Total à rembourser au collaborateur | – | – | 384,04 € | – |
Quelles sont les dépenses remboursables en note de frais ?
Toutes les dépenses engagées par un salarié ne sont pas automatiquement remboursables. L’URSSAF distingue quatre grandes catégories de frais professionnels :
1. Frais de repas et restauration
- Repas individuel en déplacement : Repas pris par le salarié contraint de déjeuner hors de son lieu de travail habituel.
- Repas d’affaires avec un tiers : Invitation d’un client, prospect ou partenaire commercial. Mentionner impérativement sur le ticket le nom et la fonction des invités.
2. Frais d’hébergement et d’hôtellerie
Remboursables lorsque le déplacement professionnel empêche le salarié de regagner son domicile (distance supérieure à 50 km ou temps de transport en commun supérieur à 1h30).
3. Frais de déplacement et transports
Billets de train (2nde classe généralement prévue par la convention d’entreprise), billets d’avion, tickets de transport en commun, taxis, VTC, péages d’autoroute et parkings.
4. Indemnités kilométriques (utilisation du véhicule personnel)
Si le collaborateur utilise sa propre voiture pour une mission de l’entreprise, l’employeur lui verse des indemnités kilométriques basées sur le barème fiscal officiel.
Barème Kilométrique URSSAF 2026 (Voitures et Deux-Roues)
Le barème kilométrique officiel publié chaque année par l’administration fiscale prend en compte la dépréciation du véhicule, l’assurance, l’entretien, les pneumatiques et les frais de carburant ou d’électricité :
| Puissance administrative | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 km à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 € | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 € | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 € | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 € | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 € | d x 0,470 |
(Note : « d » représente la distance parcourue en kilomètres à titre professionnel au cours de l’année. Pour les véhicules 100% électriques, le montant calculé est majoré de 20%).
Justificatifs obligatoires : Comment éviter un redressement URSSAF ?
L’adage comptable est formel : pas de justificatif, pas de remboursement. Lors d’un contrôle de l’URSSAF ou du fisc, l’entreprise doit être en mesure de produire les factures correspondant à chaque ligne de frais :
- Le ticket ou la facture originale : Doit comporter la date, l’identité du prestataire, le détail précis des prestations et le montant de la TVA.
- La dématérialisation à valeur probante : Si votre entreprise utilise une application de gestion des notes de frais certifiée, la photo du reçu a la même valeur juridique que le papier.
- Délais de conservation : Les justificatifs de notes de frais doivent être archivés pendant au moins 10 ans (délai comptable légal).
Pour les entreprises disposant de plusieurs véhicules de service ou de fonction, combiner les notes de frais avec une solution d’optimisation de gestion de flotte et des pass de mobilité comme la carte Electroverse pour la recharge électrique permet de réduire drastiquement le temps de traitement administratif.
Foire Aux Questions (FAQ) sur les Notes de Frais
Quel est le délai maximum pour se faire rembourser une note de frais ?
L’entreprise fixe généralement un délai interne (souvent 30 jours ou à la fin du mois). Juridiquement, selon l’article L3245-1 du Code du travail, le salarié dispose d’un délai de prescription de 3 ans pour réclamer le remboursement de ses frais professionnels.
Une note de frais sans facture avec TVA est-elle remboursable ?
L’employeur peut décider de rembourser le salarié sur la base d’un ticket de caisse simple, mais l’entreprise ne pourra pas récupérer la TVA déductible sur cette dépense.
L’employeur peut-il refuser une note de frais ?
Oui, l’employeur peut refuser un remboursement si la dépense n’a pas été autorisée au préalable, si le montant est manifestement déraisonnable par rapport à la politique de voyage de l’entreprise, ou en l’absence de justificatif probant.
Les remboursements de frais sont-ils imposables sur le revenu ?
Non, les remboursements de frais professionnels engagés dans le cadre du travail sont totalement exonérés d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales, dès lors qu’ils correspondent à des dépenses réelles et justifiées.
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