La gestion de la comptabilité d’une entreprise et en l’occurrence de la facturation doit demeurer à la fois souple et efficace. C’est pourquoi de plus en plus de professionnels ont recours aux programmes informatiques pour la tenue d’une comptabilité régulière sans casse-tête. Ainsi, les logiciels de facturation sont devenus le must have en gestion d’entreprise. Pourquoi adopter cet outil et est-ce une obligation ? Comment réussir son choix ? Découvrez dans les lignes à venir nos éléments de réponses.
Logiciel de facturation : un must-have !
La gestion d’une entreprise ne constitue pas une mince affaire ! Les sociétés commerciales disposant d’un faible personnel ou celles qui connaissent une activité florissante ont toutes tendances à recourir aux logiciels de facturation pour gérer convenablement la comptabilité et gagner en temps et en efficacité. Le recours à un logiciel de facturation est devenu monnaie courante tant les avantages à en tirer par l’entreprise sont nombreux.
Mais avant de les découvrir, notez qu’un logiciel de facturation désigne un programme informatique qui aide son utilisateur à éditer, à sauvegarder, et à diffuser des factures à destination des clients et partenaires. À l’évidence, l’utilisation d’un logiciel de facturation certifiée s’inscrit dans une logique de dématérialisation comptable. Avec un tel outil, vous pourrez dire au revoir à la paperasse et éviter la perte de vos factures/documents comptables sensibles.
Un logiciel de facturation certifié vous offrira une gestion facilitée de vos devis et factures. Cet outil informatique dispose d’une fonctionnalité de préenregistrement de produits et de services. Mieux, tout est presque paramétrable ! Vous pourrez appliquer pour un type de produit donné, le bon taux de TVA de façon automatique. En outre, en France, utilisez un logiciel de facturation conforme aux obligations du projet de Loi de Finances 2018.
Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?
De nombreux patrons d’entreprise se posent la question de savoir si l’utilisation d’un logiciel de facturation relève d’une obligation légale. Nous répondons aussi bien par oui que par non. En réalité, si certes l’utilisation d’un logiciel de facturation conforme relève d’une obligation légale, celle-ci ne s’applique pas à l’ensemble des sociétés commerciales. Pour rester succinct, un logiciel de facturation certifié ne s’impose qu’aux entreprises assujetties à la TVA.
Si vous proposez des livraisons de biens ou de prestations de service à des particuliers, vous devez également en disposer. L’obligation de disposer d’un logiciel de facturation tire son fondement juridique de la Loi antifraude à la TVA, qui a été mise en place en 2018. Cependant, cette obligation légale imposée aux sociétés assujetties à la collecte et au versement de la TVA ne s’arrête pas à la simple utilisation d’un logiciel. En effet, ce dernier ne doit pas être de nature quelconque !
Cela signifie qu’au moment de choisir votre logiciel de facturation, vous devez vous assurer de sa certification et conformité aux lois en vigueur. L’administration fiscale doit par conséquent reconnaître votre logiciel. Inutile de télécharger sur internet un logiciel de facturation. Il y a de fortes chances qu’il n’entre pas dans les critères de l’administration fiscale. Les sociétés non assujetties à la TVA peuvent toujours utiliser un tel outil pour dématérialiser leur comptabilité et gagner en traçabilité.
Comment vérifier la conformité d’un logiciel et quelle sanction encourir en cas de non-conformité ?
Pour vous assurer de la conformité de votre logiciel de facturation nouvellement acheté, effectuez tout simplement auprès de l’éditeur une demande de certificat de conformité ou d’attestation individuelle. Selon la loi, vous disposez d’un délai de 60 jours pour utiliser un logiciel de facturation conforme.
Ceci vous laisse suffisamment de temps pour éviter d’être sanctionné. Sachez que la Loi antifraude prévoit une amende d’un montant de 7500 € à toutes les entreprises assujetties à la TVA, qui n’auront pas utilisé un logiciel de facturation certifié. Pour cela, l’administration fiscale effectue des visites inopinées dans les entreprises. Avec un certificat de conformité, vous n’aurez rien à craindre !
Comment choisir un logiciel de facturation ?
Pour choisir votre logiciel de facturation obligatoire, vous devez tenir compte de certains critères dont les plus importants restent :
· la conservation ou l’archivage de données ;
· l’inaltérabilité des données sauvegardées ;
· la sécurité des données enregistrées ;
· une fonctionnalité de clôture d’exercice.
Le critère relatif à l’inaltérabilité des données revêt une importante capitale, notamment aux yeux de l’administration fiscale. En effet, pour prévenir la fraude de la TVA, tous les logiciels réputés conformes doivent justifier de cette qualité. L’inaltérabilité s’entend ici de l’impossibilité de modification des données des factures par tout utilisateur. En dehors de ces critères, vous devez tenir compte des besoins de votre entreprise, de la nature de vos activités, biens et services.
N’oubliez pas qu’un tel outil vise avant tout à alléger la tenue de votre comptabilité et vous faire gagner en temps grâce à l’automatisation des tâches récurrentes. Dès lors, dressez la liste des fonctionnalités et allez à la quête de « l’élu ». Ne manquez pas de profiter des périodes d’essai gratuites offertes par la plupart des éditeurs. Elles vous permettront de vous faire un avis à la fois sur la conformité du logiciel aux lois fiscales et sur les besoins de votre entreprise.
Quels sont les avantages d’un logiciel de facture en ligne ?
Un logiciel de facturation entièrement en ligne permet de limiter les factures papier, et donc les frais d’imprimantes et de papier de votre entreprise. Un logiciel pour la dématerialisation de vos factures assure également une automatisation de certains processus, qu’il fallait autrefois pratiqué à la main. Vous gagnez un temps précieux que vous pouvez transférer sur les facteurs cruciaux de votre activité, comme souder vos équipes ou encore développer de nouveaux partenariats.
Au-delà de vous assurer d’être dans les règles par rapport à la loi, il vous assure un suivi clair de la TVA récoltée et déboursée dans le cadre de votre activité. Vous n’aurez plus qu’à scruter toutes ces données pour voir où en est la TVA cette année au sein de l’entreprise.
Grâce aux nouveaux outils tout-en-un, vous listez les factures émises auprès de vos clients, mais également tous les achats que vous effectuez dans le cadre de votre activité. Enfin, vous pouvez aussi déclarer les résultats de votre activité périodiquement pour toujours être dans les règles, et ainsi sécuriser au maximum votre société. La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages non négligeable pour les différents gestionnaires.